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Para muchas empresas, Navision es el centro de su gestión empresarial. En él se encuentran los datos de clientes, proveedores, productos, compras, ventas, contabilidad o inventario. Pero Navision rara vez es la única herramienta que utiliza una empresa.
Un ecommerce puede gestionar los pedidos online. El equipo comercial puede trabajar con un CRM. Dirección puede necesitar Power BI para analizar los datos. Los bancos tienen sus propias plataformas. Marketing utiliza otras aplicaciones y, en determinados casos, la empresa puede contar incluso con aplicaciones desarrolladas específicamente para sus procesos.
El problema aparece cuando todas estas herramientas funcionan de manera independiente: los datos tienen que trasladarse manualmente de un sistema a otro, aparecen duplicidades, aumenta el riesgo de errores y los empleados terminan dedicando tiempo a tareas que podrían estar automatizadas. La solución puede estar en integrar Navision con las demás herramientas de la empresa.
Una integración permite que diferentes sistemas puedan intercambiar información de forma automática. Por ejemplo, imaginemos una empresa que vende productos a través de una tienda online.
Un cliente realiza un pedido en el ecommerce.
Sin integración, alguien puede tener que:
Con una integración correctamente planteada, parte de este proceso puede automatizarse. El pedido realizado en el ecommerce puede enviarse a Navision, donde se registra la información necesaria para continuar con la gestión.
El objetivo no es simplemente «conectar programas», sino conseguir que los sistemas trabajen juntos y que la información fluya allí donde se necesita.
A medida que una empresa crece, también lo hace el número de herramientas que utiliza en su día a día. Navision puede actuar como el núcleo de la gestión empresarial, pero es habitual que otros departamentos trabajen con aplicaciones específicas para sus propias necesidades. El equipo comercial puede utilizar un CRM, el departamento de marketing gestionar diferentes plataformas, el ecommerce encargarse de las ventas online y dirección recurrir a herramientas de análisis como Power BI para obtener una visión más clara del negocio.
El problema aparece cuando estas herramientas funcionan de manera independiente y la información tiene que trasladarse manualmente de una a otra. Un pedido que llega desde la tienda online puede tener que introducirse después en Navision, los datos de un cliente pueden actualizarse en varios sistemas y un responsable puede necesitar recopilar información de diferentes fuentes antes de elaborar un informe. Además de consumir tiempo, este tipo de procesos aumenta las posibilidades de cometer errores y dificulta que todos los departamentos trabajen con información actualizada.
Integrar Navision con otras herramientas permite conectar estos sistemas para que puedan compartir información automáticamente. De esta forma, cada aplicación puede seguir desempeñando la función para la que ha sido diseñada, pero sin convertirse en un sistema aislado del resto de la empresa.
El objetivo, por tanto, no es simplemente conectar programas. Una buena integración debe servir para mejorar un proceso concreto, reducir tareas manuales, evitar duplicidades y facilitar que la información llegue a las personas que la necesitan en el momento adecuado.
La integración entre Navision y un ecommerce es especialmente interesante para las empresas que venden productos a través de Internet. En estos casos, la tienda online suele ser el punto en el que se generan los pedidos, mientras que el ERP concentra buena parte de la gestión administrativa, comercial, logística y financiera de la empresa.
Cuando ambos sistemas no están conectados, el personal puede tener que trasladar manualmente los pedidos del ecommerce a Navision, comprobar posteriormente el stock y actualizar diferentes datos en cada plataforma. Este proceso no solo consume recursos, sino que puede provocar errores en cantidades, precios, datos de clientes o disponibilidad de productos.
Una integración correctamente diseñada permite automatizar buena parte de este intercambio de información. Los pedidos realizados en la tienda online pueden enviarse directamente a Navision para continuar con su gestión, mientras que datos como el catálogo, los precios o el stock pueden sincronizarse en función de cómo esté organizado el negocio.
El resultado es un proceso mucho más fluido en el que el ecommerce y el ERP dejan de trabajar como dos sistemas independientes. La tienda online puede centrarse en la experiencia de compra y la gestión de los pedidos, mientras Navision continúa centralizando la información empresarial que necesita la organización.
El CRM y Navision suelen manejar información relacionada con los mismos clientes, aunque cada sistema lo hace desde una perspectiva diferente. El CRM está orientado principalmente a la actividad comercial, las oportunidades de venta, los contactos y el seguimiento de las relaciones con los clientes. Navision, en cambio, puede contener información sobre pedidos, facturación, productos, condiciones comerciales o histórico de operaciones.
Cuando ambos sistemas no están conectados, los comerciales pueden verse obligados a consultar varias aplicaciones para conocer la situación completa de un cliente. Además, determinados datos pueden tener que introducirse más de una vez, lo que aumenta el riesgo de inconsistencias.
La integración permite establecer un intercambio de información entre ambos sistemas. Por ejemplo, determinados datos de clientes u oportunidades comerciales pueden trasladarse desde el CRM a Navision cuando una operación llega a una determinada fase, mientras que información procedente del ERP puede estar disponible para que el equipo comercial tenga una visión más completa de la relación con cada cliente.
Esto permite que el CRM y Navision se complementen en lugar de duplicar funciones y facilita que los diferentes equipos trabajen sobre información coherente.
Tener una gran cantidad de información almacenada en Navision no significa necesariamente que esa información esté siendo utilizada para tomar mejores decisiones. En muchas empresas existe un volumen considerable de datos sobre ventas, compras, clientes, productos, inventario o resultados económicos, pero obtener una visión global requiere consultar diferentes informes y cruzar información manualmente.
La integración de Navision con Power BI puede ayudar a transformar esos datos en informes y cuadros de mando más fáciles de interpretar. De esta manera, dirección puede analizar la evolución de las ventas, conocer qué productos tienen un mejor comportamiento, estudiar los márgenes o identificar tendencias en diferentes áreas del negocio.
La principal ventaja no está únicamente en presentar los datos de una forma más visual. Lo realmente importante es facilitar el acceso a información que permita tomar decisiones con mayor rapidez y conocimiento.
Por supuesto, no se trata de crear informes por el simple hecho de disponer de una herramienta de Business Intelligence. Antes de plantear una integración con Power BI conviene determinar qué decisiones necesita tomar la empresa y qué indicadores pueden ayudar realmente a tomarlas. Un cuadro de mando útil debe responder a preguntas concretas del negocio, no limitarse a acumular gráficos.
Para muchas empresas, Navision forma parte de un ecosistema tecnológico en el que también están presentes herramientas como Outlook, Excel, Teams o SharePoint. Cuando estas aplicaciones se utilizan de forma independiente, parte de la información del ERP puede tener que trasladarse manualmente a documentos, comunicaciones o procesos internos.
La conexión entre Navision y el ecosistema Microsoft puede abrir diferentes posibilidades de automatización. Dependiendo de las necesidades de la empresa, determinados datos pueden utilizarse para generar avisos, alimentar procesos internos o facilitar el acceso a información desde otras herramientas que los empleados utilizan habitualmente.
Esto puede resultar especialmente interesante en procesos administrativos que se repiten con frecuencia. En lugar de que un empleado tenga que consultar Navision, extraer información y trasladarla posteriormente a otra aplicación, el proceso puede diseñarse para que parte de esas acciones se realicen automáticamente.
La finalidad no es añadir más tecnología a la empresa, sino aprovechar mejor las herramientas que ya forman parte de su entorno de trabajo.
El área financiera es otro de los ámbitos en los que una integración puede aportar importantes mejoras. Las empresas gestionan diariamente cobros, pagos, movimientos bancarios, facturas y conciliaciones, por lo que cualquier proceso que obligue a trasladar información manualmente entre la plataforma bancaria y el ERP puede convertirse en una carga administrativa considerable.
Dependiendo de los sistemas utilizados y de las necesidades concretas de la empresa, es posible automatizar determinados intercambios de información para reducir la introducción manual de datos y facilitar tareas como la conciliación.
Esto no solo puede ahorrar tiempo. También ayuda a reducir los errores que pueden producirse cuando una persona tiene que copiar manualmente información financiera entre diferentes plataformas.
El objetivo final es que el departamento financiero pueda dedicar menos tiempo a tareas puramente administrativas y más a analizar la información económica que necesita la empresa para tomar decisiones.
No todas las empresas trabajan únicamente con soluciones estándar. En algunos casos existen aplicaciones desarrolladas específicamente para determinados procesos del negocio, como portales para clientes, sistemas de producción, aplicaciones móviles, herramientas de planificación o soluciones propias para gestionar determinadas operaciones.
Cuando estas aplicaciones necesitan acceder a información de Navision, puede ser necesario establecer una comunicación entre ambos sistemas. Por ejemplo, una aplicación interna puede necesitar consultar información de productos, clientes o pedidos, mientras que Navision puede necesitar recibir información generada desde esa aplicación.
En estos proyectos resulta especialmente importante realizar un análisis técnico previo. Antes de desarrollar una integración es necesario conocer qué información debe intercambiarse, con qué frecuencia, qué sistema debe considerarse como fuente principal de cada dato y qué ocurre si la comunicación entre las aplicaciones falla.
Cuanto más personalizado sea el ecosistema tecnológico de una empresa, más importante resulta diseñar correctamente la arquitectura de integración desde el principio.
Una de las primeras conclusiones a las que debería llegar una empresa antes de plantear cualquier proyecto de integración es que no es necesario conectar todas las herramientas entre sí.
Una integración tiene sentido cuando resuelve una necesidad concreta. Si dos aplicaciones apenas intercambian información o el proceso que se pretende automatizar se realiza de forma puntual, probablemente no exista una razón suficiente para desarrollar una conexión específica.
Por eso, antes de integrar Navision con cualquier otra herramienta conviene analizar cómo se está realizando actualmente el proceso y qué problema se quiere solucionar. También es necesario determinar qué información debe intercambiarse, quién necesita utilizarla y con qué frecuencia debe actualizarse.
Este análisis permite evitar integraciones innecesarias y centrar los recursos en aquellos procesos en los que realmente existe una oportunidad de mejora.
Cuando una empresa trabaja con diferentes aplicaciones, uno de los aspectos más importantes es determinar dónde debe gestionarse cada dato. Si un cliente aparece en el CRM y también en Navision, por ejemplo, hay que establecer cuál de los dos sistemas es el responsable de mantener esa información actualizada.
Lo mismo sucede con productos, precios, stock o pedidos. Si no se establece claramente qué sistema es la fuente principal de cada información, pueden aparecer discrepancias y conflictos entre plataformas.
Una buena integración no se limita a enviar datos de un programa a otro. También define qué sistema genera la información, cuál la recibe y qué ocurre cuando se produce una modificación.
Este planteamiento es fundamental para mantener la calidad de los datos y evitar que la automatización termine generando más problemas de los que pretendía solucionar.
La tecnología necesaria para integrar Navision dependerá de factores como la versión del ERP, los sistemas que se quieran conectar, el volumen de información y las necesidades específicas del proyecto. En algunos casos pueden utilizarse APIs o servicios web; en otros, conectores, herramientas de integración o desarrollos personalizados.
También es importante tener en cuenta que no todas las instalaciones de Navision son iguales. Una empresa que utiliza una versión antigua de Dynamics NAV puede tener unas posibilidades técnicas diferentes a las de una organización que ya trabaja con Business Central.
Por este motivo, cualquier proyecto de integración debería comenzar con un análisis del entorno tecnológico existente. Conocer la versión de Navision, las personalizaciones disponibles, las aplicaciones conectadas y los procesos que se quieren mejorar permite definir una solución mucho más adecuada.
Una integración suele ser especialmente interesante cuando existe un proceso que se repite con frecuencia y requiere introducir la misma información en diferentes sistemas. También puede resultar muy útil cuando los errores de comunicación entre aplicaciones están provocando problemas operativos o cuando los empleados necesitan dedicar una cantidad considerable de tiempo a trasladar información manualmente.
Por ejemplo, si un trabajador tiene que copiar cada día pedidos de una plataforma a otra, comprobar posteriormente los datos y actualizar diferentes sistemas, existe una oportunidad clara para estudiar una posible automatización. Lo mismo ocurre cuando dirección necesita combinar periódicamente información de diferentes fuentes para elaborar informes o cuando un equipo comercial tiene que consultar varias aplicaciones para conocer la situación de un cliente.
El beneficio de una integración, por tanto, no debe medirse únicamente en las horas de trabajo que permite ahorrar. También hay que valorar la reducción de errores, la disponibilidad de información actualizada y la capacidad de la empresa para crecer sin que aumenten proporcionalmente las tareas administrativas.
Si actualmente trabajas con Navision y tienes un ecommerce, un CRM, herramientas de análisis, plataformas de ventas o aplicaciones propias que funcionan de manera independiente, puede existir una oportunidad para mejorar tus procesos mediante integraciones y automatizaciones.
En Fairhall analizamos el entorno tecnológico de cada empresa para identificar qué sistemas necesitan comunicarse, qué información debe intercambiarse y qué procesos pueden optimizarse. El objetivo no es conectar herramientas porque sí, sino encontrar soluciones que aporten un beneficio real al negocio. Escríbenos a info@fairhall.es para que te ayudemos.